Die Bedeutung kleiner roter Stempel in der chinesischen Geschäftswelt

Der kleine rote Stempel ist in der Geschäftswelt Chinas von äußerster Bedeutung. In China herrscht bekanntermaßen eine andere Geschäftsordnung als irgendwo sonst auf der Welt. Auf westliche Unternehmen, die in China Geschäfte tätigen, wirkt es zunächst ungewöhnlich, wie bedeutend die Verwendung des chinesischen Firmenstempels ist.

In westlichen Unternehmen ist die Unterschrift des Geschäftsführers oder eines anderen rechtlichen Vertreters rechtsverbindlich. In China ist das anders, denn dort legt man auf einen Firmenstempel Wert. Der Firmenstempel ist auch ohne Unterschrift gültig und vertritt die Gesellschaft gegenüber Dritten. Jede Gesellschaft in China, die vorschriftsmäßig eingetragen ist, muss über einen Firmenstempel verfügen und es beim Amt für öffentliche Sicherheit (Public Security Bureau, PSB) registrieren lassen. Eine Gesellschaft kann über weitere Stempel verfügen, die für bestimmte andere Zwecke verwendet werden können.

Die Stempel im Check
Diese Prozedur ist in westlichen Unternehmen nicht üblich. Dass der Stempel einfach zu fälschen ist und somit zu Betrugsversuchen verführt, gibt Anlass zur Besorgnis. Einen Stempel nachzuahmen ist jedoch so schwierig wie die Fälschung einer Unterschrift. Betrugsfälle bei denen es um die Verwendung von Firmenstempeln geht können verschiedene Strafen nach sich ziehen, wie etwa Gefängnisstrafen oder auch Geldbußen. Wenn einer Gesellschaft ihr Firmenstempel abhanden kommt, muss leider ein erneuter Eintrag beim Amt für öffentliche Sicherheit für die Herstellung eines neuen Stempels erfolgen. Das muss vom Amt genehmigt werden, sonst kann der Stempelmacher wegen Fälschung belangt werden.

Dieses System birgt Risiken in sich. Kürzlich gab es einen Fall, in dem sich die Leitung einer Fabrik den Investoren widersetzte und sich weigerte, den Anweisungen des Hauptaktionärs Folge zu leisten. Die Leiter behielten die Stempel ein und waren nicht bereit, sie herauszugeben.

Amtliche Unterlagen werden nur als gültig betrachtet, wenn sie mit einem Stempel versehen wurden, und da der Investor die Geschäftsführung nicht ersetzen kann, war er gezwungen, vor Gericht zu ziehen. Bei einem anderen Vorfall beließ ein Unternehmen alle Stempel im Besitz des rechtlichen Vertreters seiner neugegründeten Tochtergesellschaft in China, es handelte sich um einen chinesischen Staatsbürger, der gerade neu eingestellt worden war. Was das Unternehmen nicht wusste war, dass sie ihm die Befugnis überlassen hatten, seinen Arbeitsvertrag zu verändern. Der Vertreter konnte nach einem Jahr sein Planziel nicht erreichen, und die Gesellschaft entschloss sich, ihn zu entlassen. Zu ihrer Überraschung stellten sie fest, dass er seinem Vertrag eine Klausel hinzugefügt hatte, die ihm eine höhere Abfindung im Falle einer Vertragsauflösung zusprach.

Die obengenannten Fälle sind sehr extrem und zeigen auf, wie wichtig Firmenstempel in China sind. Sie unter Kontrolle zu halten ist von entscheidender Bedeutung, wenn man den Geschäftsalltag verstehen und organisieren will, und deshalb sollte man ein solides Kontrollsystem aufbauen, wenn es um Firmenstempel geht.

Die Kontrolle behalten
Die Stempel sollten an einem sicheren Ort aufbewahrt werden, und da sie zu den wichtigsten Gütern einer Gesellschaft zählen, sollten nur sehr wenige Menschen Zugriff auf sie haben. Jeder Stempel sollte von jemandem aufbewahrt werden, dessen Arbeit mit dem Stempel zu tun hat, und um das zu bewerkstelligen kann ein Protokoll geführt werden in dem Mitarbeiter den Einsatz des jeweiligen Stempels dokumentieren. Die Verwendung besonders wertvoller Stempel wie solcher, die für Kaufverträge benötigt werden, sollte der Zustimmung des Geschäftsführers unterliegen.Der Firmenstempel oder der Stempel des rechtlichen Vertreters sollte sich im Besitz eines vertrauenswürdigen Geschäftsführers befinden. Wenn der Geschäftsführer abwesend ist, kann man die Dienste einer Anwaltskanzlei in Anspruch nehmen, die das Unternehmen vertritt, oder den Stempel treuen Familienmitgliedern, Freunden oder sogar einem Buchhalter überlassen. Wenn der Geschäftsführer nicht im Büro ist, kann er den obengenannten Personen gestatten, den Stempel zu verwenden, wenn er oder der ausländische Investor seine Einwilligung erklärt. Dies kann auch zu einem Standardverfahren werden, wenn der Stempel nicht täglich benötigt wird.

Im Folgenden werden die üblichen Arten von Stempeln beschrieben.

Firmenstempel
Der Firmenstempel ist der Stempel mit dem größten Einfluss und von größter Wichtigkeit, da es üblicherweise für amtliche Dokumente wie Verträge, Kontoeröffnungsanträge, Regierungsdokumente und -akten und vieles mehr verwendet wird. Der Firmenname ist normalerweise auf der Unterseite des Stempels eingraviert, und der Firmenstempel selbst hat eine runde Form.

Finanzstempel
Der Finanzstempel wird oft für Geldgeschäfte der Gesellschaft verwendet, wie etwa das Ausstellen von Schecks, Geldabhebungen, Überweisungen oder die Modifikation von Kontendaten. Der Finanzstempel kann sich im Besitz des Finanzvorstands befinden, wobei dies von der Größe des Betriebs abhängt, da er für die täglichen Geldgeschäfte zuständig ist. Um sicherzustellen, dass die vorliegenden Dokumente gültig und rechtswirksam sind, kann die Bank der Gesellschaft über ein Exemplar des Stempels verfügen.

Personalstempel
Dieser Stempel kommt bei allen Personalangelegenheiten eines Unternehmens zum Einsatz. Hauptsächlich wird es bei der Unterzeichnung von Arbeitsverträgen, der Eintragung von Mitarbeitern bei der Regierung, der Beglaubigung von Arbeitsbescheinigungen, bei internen Vermerken und für ähnliche Zwecke verwendet.

Vertragsstempel
Dieser Stempel kann anstelle des Firmenstempels verwendet werden, es wird aber nur in Verbindung mit Verträgen angewendet, da sein Hauptzweck die Vertragsvalidierung ist. Eine Gesellschaft kann mehrere Stempel haben, diese können aber nur für bestimmte Arten von Verträgen verwendet werden.

Stempel des rechtlichen Vertreters
Die Unterschrift des rechtlichen Vertreters der Gesellschaft wird üblicherweise durch diesen Stempel repräsentiert. Der Stempel des rechtlichen Vertreters muss bei der Verwaltungsbehörde für Industrie und Handel (Administration of Industry and Commerce) registriert werden. Er findet meistens zusammen mit dem Firmenstempel auf amtlichen Dokumenten Anwendung, wie etwa beim Beantragen der Geschäftslizenz oder einer Steuerbescheinigung.