行政经理 / 办公室经理 (Office Manager)

行政经理 / 办公室经理 (Office Manager)

职位类型： 全职 (Full-time)

职位概述

本职位负责日常行政运营与办公室管理，确保在办公设施、用品采购、供应商服务及员工活动协调等方面提供高效、合规且井然有序的后勤支持。该岗位致力于打造积极的 Workplace 体验，并与 HR、财务、IT、物业管理及其他相关方紧密合作，遵循德国劳动及 workplace 相关标准，持续优化行政流程。

主要职责

办公运营与设施管理

• 负责办公室的日常运营（如：门禁管理、访客登记、会议室预订及工位管理）。
• 负责与物业/大楼管理方沟通对接，跟进设施维修、保洁、安保以及德国当地的消防安全（Brandschutz）和职业健康安全（Arbeitssicherheit）法规要求。
• 维护办公室环境标准，确保整体环境整洁、有序、安全并符合相关法规。

供应商与费用管理

• 管理行政类供应商（如：保洁、维保、快递、办公用品等），监督服务质量及 SLA 履约情况。
• 支持行政采购工作，包括比价、下单、验收及台账管理。
• 负责收集发票、合同和付款申请，配合财务部门按照德国会计标准完成付款流程，协助做好成本控制与对账工作。

办公用品与资产管理

• 负责办公用品、消耗品及礼品的采购、库存管理、发放及盘点。
• 协助维护固定资产台账（如：办公设备、家具等），支持资产盘点与调拨工作。

员工活动与文化建设支持

• 协助组织公司各类活动（如：团队建设、节日庆祝、全员大会等），包括人员报名、物资准备、场地协调及现场执行。
• 收集员工反馈并推动持续改进，提升本地员工的服务体验。

行政流程与文档管理

• 维护行政制度、流程及表单（如：会议室使用规则、供应商清单、采购及领用申请流程等）。
• 妥善归档与管理合同、报价单、付款凭证等行政文档，严格遵守本地数据隐私法（GDPR / DSGVO）标准。

任职要求

• 2 年以上行政、办公室管理或综合支持相关工作经验（有跨国公司或快节奏行业背景者优先）。
• 熟悉行政采购、供应商管理以及费用报销/对账流程。
• 具备出色的沟通协调能力和服务意识，细心周到，能够同时处理多项任务。
• 熟练使用 Microsoft Office 办公软件（Excel、Word、PowerPoint）；具备基础海报设计或视频剪辑能力者优先。
• 具备结构化思维，注重细节，主观能动性强，具备出色的执行力。
• 语言要求： 掌握德语（B2 或以上水平）、英语、中文，以便与当地同事、物业管理方及供应商进行日常沟通。

请将您的简历发送到：xinyu.diao@sinojobs.com,（邮件标题注明：企业+职位）
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